Web22 nhận tự động hoá các việc lặp tay trong quy trình của bạn: nối các công cụ bạn đang dùng lại với nhau để máy tự nhập liệu, tự gửi thông báo, tự đồng bộ, thay vì người ngồi làm đi làm lại. Báo giá theo độ phức tạp của luồng.
Đây là phần chuyên sâu về tự động hoá nằm trong dịch vụ AI và tự động hoá của Web22. Trang này nói thẳng vào chuyện dựng một luồng tự động chạy được việc thật.
Việc lặp tay ngốn thời gian và dễ sai hơn bạn nghĩ
Mỗi doanh nghiệp đều có những việc lặp đi lặp lại mỗi ngày mà ai cũng thấy phiền nhưng quen chịu. Có đơn hàng mới thì copy thông tin từ web sang file quản lý, rồi nhắn cho kho, rồi ghi vào sổ kế toán. Khách để lại thông tin trên web thì gõ tay sang phần mềm chăm khách. Cuối tháng ngồi gom số liệu từ năm chỗ khác nhau để làm báo cáo.
Những việc này nhìn nhỏ nhưng cộng lại ngốn nhiều giờ, và tệ hơn là dễ sai. Một lần gõ nhầm số điện thoại, một đơn quên chuyển cho kho, một khách bị bỏ sót không ai gọi lại. Càng đông việc, sai sót càng nhiều, mà thuê thêm người chỉ để copy dữ liệu qua lại thì vừa tốn vừa chán.
Tự động hoá quy trình là gì
Tự động hoá quy trình nghĩa là để máy tự làm các bước lặp tay đó theo đúng quy tắc bạn đặt ra. Thay vì người ngồi chuyển dữ liệu giữa các phần mềm, một luồng tự động sẽ chạy khi có một sự kiện xảy ra, ví dụ có đơn mới thì tự ghi vào file quản lý, tự nhắn kho và tự gửi xác nhận cho khách, tất cả trong vài giây mà không cần ai bấm.
Điểm cốt lõi là nối các công cụ bạn đang dùng lại với nhau. Web, phần mềm quản lý, Google Sheet, Zalo, email, phần mềm kế toán, mỗi cái vốn chạy riêng một góc; tự động hoá là cây cầu cho dữ liệu chảy giữa chúng theo đúng luồng công việc thật của bạn. Đây khác với tích hợp hệ thống ở chỗ tự động hoá tập trung vào các hành động lặp lại, còn tích hợp lo phần nối dữ liệu sâu giữa các hệ thống, xem thêm tích hợp và kết nối hệ thống.
Web22 dựng một luồng tự động thế nào
Web22 không lao vào tự động hoá tất cả mọi thứ, vì làm vậy vừa tốn vừa rối. Cách làm là nhìn vào quy trình thật của bạn, tìm đúng việc lặp nhiều và dễ sai nhất, rồi tự động hoá phần đó trước.
Đầu tiên là ngồi lại xem bạn đang làm gì bằng tay mỗi ngày, dữ liệu đi từ đâu tới đâu, chỗ nào hay nghẽn hay sai. Từ đó Web22 vẽ ra luồng tự động hợp lý, nối vào đúng các công cụ bạn đã quen dùng để bạn không phải đổi cách làm việc. Sau khi dựng, luồng được chạy thử kỹ với dữ liệu thật trước khi đưa vào dùng, và luôn có cách để người kiểm soát khi cần, chứ không thả cho máy chạy mù.
Web22 cũng nói thẳng khi một việc chưa đáng tự động hoá. Nếu việc đó mỗi tuần chỉ làm một hai lần thì công dựng luồng có khi tốn hơn cả tự làm, lúc đó Web22 khuyên để dành ngân sách cho chỗ đáng hơn.
Những việc thường được tự động hoá
Tuỳ ngành và cách bạn vận hành, nhưng vài luồng dưới đây là thứ nhiều nơi làm đầu tiên vì đỡ được nhiều nhất:
- Đơn hàng và khách mới: có đơn hoặc khách để lại thông tin trên web thì tự ghi vào nơi quản lý, tự thông báo cho đúng người và gửi xác nhận cho khách.
- Nhắc và gửi tự động: nhắc lịch hẹn, nhắc thanh toán, gửi email cảm ơn hay chăm khách sau bán theo đúng thời điểm.
- Đồng bộ dữ liệu: dữ liệu nhập một chỗ tự cập nhật sang các chỗ khác, khỏi gõ lại hai ba lần và khỏi lệch số.
- Gom báo cáo: tự kéo số liệu từ nhiều nguồn về một bảng để bạn nhìn nhanh, thay vì cuối tháng ngồi gom tay.
Với những việc cần hiểu ngôn ngữ tự nhiên như đọc tin nhắn khách rồi phân loại, phần tự động hoá có thể kết hợp với AI để xử lý, nối tiếp với mảng chatbot AI.