Nhiều người mê pha chế hoặc từng làm nhân viên quán cafe nhiều năm, tới lúc góp đủ tiền mở quán riêng lại hoang mang không biết ưu tiên việc nào trước.
Câu hỏi mở quán cafe cần gì thật ra gói trong sáu phần: vốn, mặt bằng, giấy phép, thiết bị, menu và cách marketing để khách biết quán đang tồn tại. Bỏ qua phần giấy phép hoặc marketing đều khiến quán mở ra rồi vắng khách, hoặc bị nhắc nhở ngay tháng đầu.
Mở quán cafe cần gì, sáu phần việc chính phải lo
Sáu phần này không làm tuần tự từng cái một. Giấy phép nên xin song song lúc đang sửa quán, không phải đợi khai trương xong mới lo, vì hồ sơ mất thời gian chờ duyệt.
Mặt bằng chọn trước sẽ kéo theo phần lớn số vốn còn lại, còn thiết bị và menu chỉ chốt được sau khi biết chắc diện tích và đối tượng khách quán nhắm tới.
Vốn mở quán cafe nằm ở những khoản nào
Vốn ban đầu thường chia làm bốn khoản: tiền cọc và thuê mặt bằng, sửa chữa nội thất, mua thiết bị pha chế, và nhập nguyên liệu đợt đầu. Bốn khoản này cộng lại đã chiếm phần lớn ngân sách của người mới mở.
Khoản hay bị bỏ quên nhất là vốn dự phòng để trả lương và mua nguyên liệu trong vài tháng đầu, lúc quán còn ít khách quen. Nhiều quán đóng cửa không phải vì pha chế dở, mà vì hết tiền xoay vòng trước khi kịp có lượng khách ổn định.
Mặt bằng quyết định phần lớn vốn còn lại
Vị trí và diện tích mặt bằng kéo theo gần như mọi khoản chi phía sau: thuê càng mặt tiền đẹp, tiền sửa chữa và thiết bị càng phải tương xứng để không lệch tông. Hợp đồng thuê nên chốt dài hạn ngay từ đầu, tránh bị đẩy giá sau khi quán đã có khách quen.
Diện tích mặt bằng cũng quyết định quán có bắt buộc xin giấy phép phòng cháy chữa cháy riêng hay không, nên cần biết trước khi ký hợp đồng thuê, không phải sau khi đã cọc tiền.
Giấy phép cần xin trước khi mở bán
Ba loại giấy phép phổ biến nhất với quán cafe là đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm và giấy phép phòng cháy chữa cháy nếu đủ điều kiện diện tích.
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm áp dụng theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, với một số trường hợp kinh doanh quy mô hộ gia đình được miễn giấy riêng nhưng vẫn phải đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm khi bị kiểm tra. Quán nên hỏi trực tiếp phòng y tế địa phương để biết chắc quán mình thuộc diện nào, tránh đoán sai rồi bị nhắc nhở.
Thiết bị pha chế cần có ngay từ ngày đầu
Với quán quy mô vừa và nhỏ, bộ thiết bị tối thiểu gồm máy pha cà phê, máy xay hạt, tủ mát trữ nguyên liệu, và dụng cụ pha chế tay cho phần trà, đá xay. Mua thiếu một món cũng đủ khiến quán phải tạm dừng một dòng thức uống ngay tuần đầu mở cửa.
Chọn thiết bị nên cân đối giữa công suất và số lượng khách dự kiến mỗi giờ cao điểm, thay vì mua theo thứ đắt tiền nhất có sẵn trên thị trường.
Xây menu, đừng ôm quá nhiều món ngay từ đầu
Menu càng dài càng khó kiểm soát nguyên liệu tồn kho, và nhân viên mới cũng mất nhiều thời gian học pha hơn. Một quán mới mở nên gói gọn trong vài dòng chủ lực, làm chắc tay rồi mới mở rộng dần.
Đặt giá từng món cũng dễ hơn khi menu gọn, vì chỉ cần tính đúng chi phí nguyên liệu cho một nhóm nhỏ thức uống thay vì dàn trải cho hàng chục món cùng lúc.
Marketing cho quán mới: web, fanpage đóng vai trò gì
Fanpage phù hợp giai đoạn mới mở, đăng ảnh món mới nhanh, chạy chương trình khuyến mãi ngắn hạn để kéo khách tới thử. Nhưng bài đăng bị thuật toán quyết định ai nhìn thấy, một đợt giảm tương tác cũng đủ làm quán mất luồng khách mới.
Website đóng vai trò khác: nơi khách tra menu đầy đủ, giờ mở cửa, địa chỉ và cách tới quán trước khi quyết định ghé, không phụ thuộc việc bài đăng có hiển thị hay không. Khi cần một nơi như vậy, Web22 nhận thiết kế website quán cafe gọn cho quán vừa mở, đủ menu, giờ mở cửa và bản đồ chỉ đường.
Chi phí website cho quán cafe nằm ở đâu
Chi phí một website quán cafe cũng chia theo ba mức, tùy quán cần dừng ở đâu giữa hiển thị thông tin cơ bản và trải nghiệm đặt bàn riêng.
Mức thấp nhất dùng nền tảng đặt trước có sẵn, đủ hiện menu và giờ mở cửa. Mức giữa là web dựng theo mẫu quán ăn, có ảnh thực đơn đẹp và bản đồ chỉ đường. Mức cao nhất thiết kế riêng theo đúng không gian quán, có thêm phần đặt bàn hoặc đặt trước theo khung giờ.
Nếu chưa chắc quán mình hợp mức nào, xem thêm dịch vụ thiết kế website để Web22 tư vấn đúng quy mô và ngân sách.
Câu hỏi thường gặp
Mở quán cafe nhỏ có bắt buộc xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm không?
Phần lớn trường hợp có. Một vài mô hình quy mô rất nhỏ, kiểu hộ gia đình bán tại chỗ, được xếp vào diện không bắt buộc xin giấy riêng, nhưng khâu kiểm tra vệ sinh cơ sở vật chất vẫn diễn ra bình thường, nên tốt nhất cứ hỏi trước phòng y tế quận huyện cho chắc.
Vốn mở quán cafe nhỏ khoảng bao nhiêu?
Không có một mức chung cho mọi quán, vì mặt bằng, diện tích và cách quán tự làm hay thuê thiết kế đều khác nhau. Cách chắc nhất là cộng riêng từng khoản đã nêu ở phần vốn phía trên, rồi thêm một khoản dự phòng vài tháng vận hành.
Quán cafe mới mở nên ưu tiên fanpage hay website trước?
Fanpage thường làm trước vì nhanh và không tốn phí, giúp quán có tương tác ngay từ ngày mở. Website nên bổ sung khi quán cần một nơi ổn định để khách tra thông tin hoặc đặt bàn trước.
Quán cafe dưới 200m² có cần giấy phép phòng cháy chữa cháy không?
Theo quy định hiện hành, quán dưới ngưỡng diện tích và sức chứa quy định thường không cần giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy riêng, nhưng vẫn phải cam kết đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy trong quá trình hoạt động.