Làm app di động cho nội bộ doanh nghiệp

Khi nào đội của bạn cần một app riêng

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần làm app doanh nghiệp riêng ngay. Một app nội bộ đáng làm khi nhân viên của bạn làm việc nhiều ở ngoài văn phòng, nơi mở máy tính không tiện. Nhân viên giao hàng, kỹ thuật đi hiện trường, nhân viên bán hàng đi thị trường, quản lý chuỗi cửa hàng, tất cả cần một thứ mở nhanh trên điện thoại để làm việc ngay tại chỗ, thay vì chờ về văn phòng mới nhập liệu.

Có một cách tự hỏi khá chắc: nếu công việc gắn với di chuyển và cần dùng camera, định vị hoặc quét mã của điện thoại, app di động thường đáng đồng tiền. Còn nếu đội bạn chủ yếu ngồi bàn với máy tính, một phần mềm quản lý chạy trên trình duyệt thường đã đủ và rẻ hơn, xem phần mềm quản lý theo yêu cầu. Nhiều doanh nghiệp thật ra cần cả hai: phần mềm quản lý cho người ngồi văn phòng, app di động cho người ngoài hiện trường, cùng nối vào một cơ sở dữ liệu.

Dấu hiệu rõ nhất để biết đã đến lúc làm app: nhân viên đang chụp ảnh gửi Zalo rồi ai đó ngồi gõ lại vào Excel, báo cáo cuối ngày phải gọi điện đọc cho nhau, hoặc quản lý không biết nhân viên đang ở đâu và làm tới đâu cho tới khi họ quay về. Mỗi bước chép tay đó là một chỗ dễ sai số, mất giờ và thất thoát thông tin.

App nội bộ thường lo những việc gì

Tuỳ cách bạn vận hành, nhưng đây là các việc nhiều nơi đưa lên app trước.

• Chấm công và báo cáo tại chỗ: nhân viên chấm công kèm vị trí, gửi báo cáo công việc ngay khi làm xong, không đợi về văn phòng mới nhớ lại và gõ tay.
• Nhận và cập nhật việc: quản lý giao việc trên app, nhân viên nhận và báo tiến độ theo từng bước, không phải gọi điện qua lại nhiều lần trong ngày.
• Chụp ảnh, quét mã, định vị: dùng thẳng camera và định vị của điện thoại cho việc kiểm hàng, xác nhận giao, ghi hiện trường, mã đơn được quét thay vì gõ tay dễ nhầm số.
• Tra cứu nhanh: xem tồn kho, giá, thông tin khách ngay khi đang gặp khách, không phải về văn phòng mới trả lời được.

Bốn nhóm app nội bộ hay gặp

Nhìn theo cách khác, phần lớn app nội bộ Web22 gặp rơi vào bốn nhóm việc sau, thường một app gộp vài nhóm chứ ít khi tách riêng từng cái.

• App quản lý công việc và giao việc. Quản lý tạo việc, gán người, đặt hạn; nhân viên nhận, cập nhật tiến độ, đính kèm ảnh hoặc ghi chú khi hoàn thành. Hợp cho đội kỹ thuật, bảo trì, chăm sóc khách hàng đi tận nơi.
• App chấm công và quản lý ca. Chấm công kèm vị trí GPS để xác nhận đúng nơi làm việc, xếp ca, tính công theo giờ hoặc theo điểm đến, xuất báo cáo cuối tháng cho kế toán thay vì cộng tay từng dòng.
• App báo cáo và ghi nhận hiện trường. Kỹ thuật hoặc nhân viên giao nhận điền form ngay tại chỗ, chụp ảnh làm bằng chứng, ký xác nhận trên màn hình, dữ liệu gửi thẳng về hệ thống mà không qua giấy tờ trung gian.
• App tra cứu và quản lý kho tại chỗ. Nhân viên bán hàng hoặc quản lý cửa hàng xem tồn kho, giá, lịch sử đơn theo thời gian thực, quét mã vạch để kiểm hàng nhanh thay vì dò trên giấy hoặc gọi về hỏi kho còn hàng không.

Một chuỗi cửa hàng có thể cần cả chấm công lẫn tra cứu kho trong cùng một app; một đội bảo trì thiết bị thường cần giao việc gộp với báo cáo hiện trường. Web22 nghe bạn kể quy trình thật rồi gộp đúng phần cần, bỏ phần không dùng tới, thay vì bán sẵn một gói cố định không vừa với cách bạn làm việc.

Quy trình Web22 làm app nội bộ

Cũng như mọi dự án app khác, Web22 không bắt đầu bằng việc viết mã ngay. Thứ tự dưới đây giúp tiền của bạn không đổ vào thứ làm xong mới biết là sai, chi tiết đầy đủ hơn xem ở quy trình lập trình app mobile của Web22.

1. Tư vấn 30 phút, nghe quy trình thật của bạn. Không phải hỏi “bạn muốn tính năng gì” mà hỏi “hiện đội bạn đang làm việc này thế nào”, vì app nội bộ tốt là app đi theo đúng cách bạn vận hành, không phải bắt bạn đổi cách làm để vừa app.
2. Chốt phạm vi và báo giá trong 24 giờ. Liệt kê rõ những màn hình, những việc app sẽ làm, phần nào chưa nằm trong gói đầu, rồi gửi báo giá theo đúng phạm vi đó.
3. Thiết kế luồng thao tác trước khi code. Với app nội bộ, luồng càng ít chạm càng tốt vì nhân viên dùng hằng ngày, không phải người dùng mới cần hướng dẫn kỹ. Duyệt trên bản thiết kế rẻ hơn nhiều so với sửa sau khi đã lập trình.
4. Lập trình theo từng phần chạy được. Ví dụ xong phần chấm công trước, bạn thử ngay trên máy thật, rồi mới sang phần báo cáo, thay vì chờ đến cuối mới thấy sản phẩm.
5. Kiểm thử với chính người sẽ dùng. Cho vài nhân viên thật dùng thử trước khi phát cho cả đội, vì người ngồi lập trình khó thấy hết chỗ vướng mà người dùng hiện trường gặp mỗi ngày.
6. Cài đặt và bàn giao. App nội bộ thường không cần lên App Store hay Google Play công khai, Web22 có thể cài thẳng cho máy của nhân viên qua kênh phân phối nội bộ, gọn và kín hơn so với đưa lên chợ ứng dụng công khai.
7. Bảo trì và mở rộng theo thoả thuận. Đội bạn lớn lên, quy trình đổi, app cần thêm tính năng. Web22 trao đổi rõ phương án bảo trì ngay từ đầu.

Chi phí làm app nội bộ phụ thuộc vào đâu

Web22 sẽ không bịa một con số “trọn gói từ X triệu” ở đây, vì mỗi doanh nghiệp một quy trình khác nhau. Thay vì giá ảo, đây là những thứ thật sự đẩy chi phí lên hoặc xuống, xem cách Web22 định giá theo loại dự án tại bảng giá dịch vụ.

• Số lượng nghiệp vụ đưa lên app. Một app chỉ chấm công rẻ hơn nhiều so với app gộp cả chấm công, giao việc, báo cáo và tra cứu kho trong cùng một chỗ.
• Có tích hợp hệ thống sẵn có hay không. Nếu bạn đã có phần mềm quản lý hoặc cơ sở dữ liệu, app chỉ cần nối vào, tiết kiệm đáng kể so với dựng cả hệ thống từ đầu. Nếu chưa có gì, Web22 làm luôn phần backend cùng lúc.
• Số lượng người dùng và phân quyền. App cho vài chục nhân viên với một cấp quyền đơn giản khác hẳn app cho hàng trăm người, nhiều cấp bậc, mỗi cấp thấy một phần dữ liệu khác nhau.
• Có cần dùng offline hay không. Nhân viên hiện trường ở vùng sóng yếu cần app vẫn ghi nhận được khi mất mạng rồi tự đồng bộ lại sau, phần này cộng thêm công so với app luôn cần mạng.
• Cam kết bảo trì sau bàn giao. Nên tính riêng và rõ ràng từ đầu, nhất là khi đội bạn còn thay đổi quy trình trong năm đầu dùng app.

Cách làm của Web22: bạn kể quy trình thật trong buổi tư vấn 30 phút, Web22 phân rã thành các hạng mục rồi gửi báo giá theo phạm vi công việc trong vòng 24 giờ. Một cách tiết kiệm thực tế cho app nội bộ: ra mắt trước với nghiệp vụ cần nhất (thường là chấm công hoặc giao việc), để cả đội quen dùng, rồi mới thêm phần tra cứu hay báo cáo nâng cao, thay vì dồn hết vào bản đầu tiên rồi mất nhiều tháng mới có gì để dùng.

Bảo mật dữ liệu nội bộ khi làm app cho doanh nghiệp

App nội bộ khác app bán hàng ở một điểm quan trọng: dữ liệu bên trong thường là thông tin nhạy của chính doanh nghiệp, đơn hàng, khách hàng, số liệu vận hành, chứ không phải nội dung công khai cho ai xem cũng được. Vài nguyên tắc Web22 áp dụng khi dựng app loại này.

• Phân quyền theo vai trò. Nhân viên hiện trường chỉ thấy phần việc của mình, quản lý thấy được toàn đội, chủ doanh nghiệp thấy báo cáo tổng. Mỗi vai trò một lớp quyền, tránh trường hợp một tài khoản bị lộ mà kéo theo lộ hết dữ liệu công ty.
• Mã hoá đường truyền. Dữ liệu đi giữa app và máy chủ qua kênh mã hoá (HTTPS), không truyền dữ liệu thô ai chặn được cũng đọc được.
• Không lưu dữ liệu nhạy trên máy nếu không cần. App chỉ giữ tạm những gì cần cho việc dùng offline, phần còn lại nằm trên máy chủ có kiểm soát, để nhân viên làm mất điện thoại không đồng nghĩa lộ hết dữ liệu công ty.
• Thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc. Tài khoản khoá được ngay từ hệ thống quản trị, không phải gỡ app khỏi từng máy mới coi là an toàn.

Đây không phải danh sách đầy đủ mọi tình huống bảo mật, mà là những điểm hay bị bỏ sót nhất ở app nội bộ làm vội. Với dữ liệu thật sự nhạy (tài chính, hợp đồng, thông tin khách hàng số lượng lớn), Web22 trao đổi kỹ hơn về mức bảo mật cần thiết ngay trong buổi tư vấn, thay vì áp một chuẩn chung cho mọi doanh nghiệp.

Tích hợp với hệ thống doanh nghiệp đang dùng

Ít doanh nghiệp làm app nội bộ từ một tờ giấy trắng. Phần lớn đã có sẵn thứ gì đó: một file Excel dùng quen, một phần mềm kế toán, một website bán hàng, một hệ thống quản lý kho. Việc của app mới không phải thay thế hết những thứ đó, mà là nối vào đúng chỗ cần.

Nếu bạn đã có phần mềm quản lý chạy trên web, app di động thường chỉ cần gọi vào đúng dữ liệu đó qua API (giao diện lập trình để hai hệ thống trao đổi dữ liệu), để nhân viên hiện trường và người ngồi văn phòng luôn nhìn cùng một số liệu, không phải nhập hai nơi rồi đối chiếu tay. Nếu bạn đang dùng phần mềm kế toán hoặc CRM (hệ thống quản lý khách hàng) của bên thứ ba có hỗ trợ kết nối, Web22 xem khả năng nối thẳng thay vì dựng lại từ đầu những gì đã có sẵn và chạy tốt.

Trường hợp dữ liệu đang nằm rải rác, một phần trên Excel, một phần trong đầu vài người, Web22 sẽ nói thẳng: bước đầu không phải làm app ngay, mà là gom dữ liệu về một chỗ có cấu trúc trước, rồi app mới có gì để nối vào. Làm app trước khi có dữ liệu sạch thường ra một app đẹp nhưng rỗng.

Ví dụ hình dung: app nội bộ cho một chuỗi bảo trì thiết bị

Để dễ hình dung, đây là một kịch bản giả định (không phải khách hàng thật) mô tả cách một app nội bộ thường được ghép lại từ các phần đã nói ở trên. Một doanh nghiệp bảo trì thiết bị điện lạnh cho khách hàng doanh nghiệp có mười kỹ thuật viên chạy khắp thành phố mỗi ngày. Trước đây quản lý giao việc qua nhóm chat, kỹ thuật báo hoàn thành bằng tin nhắn, cuối tháng kế toán ngồi lọc lại tin nhắn để tính công.

Một app nội bộ hợp lý cho tình huống này sẽ gộp ba phần: quản lý tạo lệnh bảo trì và gán cho kỹ thuật gần nhất, kỹ thuật nhận việc trên app, tới nơi chụp ảnh trước/sau khi sửa và ký xác nhận của khách ngay trên màn hình, cuối ngày app tự tính công theo số lệnh hoàn thành để kế toán khỏi lọc tin nhắn. Dữ liệu về thẳng một chỗ, quản lý nhìn được ai đang ở đâu và việc nào trễ hẹn ngay trong ngày thay vì biết vào cuối tháng.

Đây chỉ là một cách ghép, không phải khuôn cố định. Ngành khác, quy trình khác, Web22 chọn đúng những phần cần từ các nghiệp vụ đã nói ở trên theo cách đội bạn đang làm việc.

Web22 làm app nội bộ thế nào

Web22 dựng app trên công nghệ đa nền tảng, một bộ mã chạy được cả iPhone lẫn máy Android, để nhân viên dùng máy nào cũng được mà bạn không tốn gấp đôi tiền làm hai app. Đây cùng một hướng công nghệ Web22 dùng cho mọi dự án app di động, đứng trên năng lực React đã có từ mảng web.

Web22 bắt đầu từ việc hiểu đội bạn đang làm gì ngoài hiện trường và vướng ở đâu, rồi đưa đúng những việc đó lên app, bỏ thứ rườm rà. App nối với phần mềm quản lý hoặc hệ thống bạn đang dùng để dữ liệu từ hiện trường về thẳng nơi quản, khỏi nhập lại. Vì nhân viên nhiều người không rành công nghệ, Web22 làm giao diện gọn và dễ để ai cũng dùng được ngay, không cần hướng dẫn dài dòng.

App nội bộ thường không cần lên chợ ứng dụng công khai, Web22 có thể cài thẳng cho máy của nhân viên, gọn và kín hơn. Web22 cũng nói thẳng khi một phần mềm quản lý chạy trên web đã đủ, để bạn khỏi làm app cho tốn khi chưa cần.

Web22 cam kết gì và không nhận làm gì

Web22 cam kết ba điều cụ thể: nghe đúng quy trình của bạn trước khi báo giá thay vì báo giá theo cảm tính, phạm vi công việc ghi rõ trong 24 giờ sau buổi trao đổi, và bàn giao đủ mã nguồn cùng tài khoản sau khi hoàn thành, app là của bạn chứ không bị khoá vào Web22.

Web22 không nhận bừa những việc ngoài khả năng thật. Nếu app nội bộ bạn cần đòi hỏi bảo mật ở mức chuẩn ngành đặc thù (y tế, tài chính có quy định riêng), hoặc quy mô hàng nghìn người dùng đồng thời cần hạ tầng chuyên biệt, Web22 sẽ nói thẳng ngay từ buổi tư vấn nếu đó không phải việc Web22 nên nhận, thay vì nhận rồi vừa làm vừa học bằng thời gian của bạn.

Câu hỏi thường gặp

App nội bộ khác app bán hàng cho khách ở điểm nào?

App nội bộ dành cho nhân viên của bạn dùng để làm việc: chấm công, báo cáo, tra cứu. App bán hàng dành cho khách hàng của bạn dùng để mua sắm, đặt đơn, theo dõi giao hàng. Hai loại khác nhau về người dùng, luồng thao tác và cả cách phát hành (app nội bộ thường cài kín cho nhân viên, app bán hàng cần lên store công khai để khách tải về). Nếu bạn cần app cho khách hàng, xem dịch vụ làm app bán hàng của Web22.

Đội tôi chỉ có năm người, có đáng làm app riêng không?

Chưa chắc. Với đội nhỏ, nhiều khi một phần mềm quản lý chạy trên web hoặc thậm chí một bảng tính có cấu trúc tốt đã đủ dùng, rẻ hơn nhiều so với làm app. App nội bộ đáng làm khi việc chép tay giữa các bước đang thật sự gây mất giờ hoặc sai số, không phải vì “công ty nào cũng nên có app”. Web22 sẽ nói thẳng điều này trong buổi tư vấn nếu thấy chưa cần.

App có kết nối được với phần mềm kế toán hoặc CRM đang dùng không?

Phần lớn trường hợp là có, miễn phần mềm đó cho phép hệ thống ngoài gọi vào lấy dữ liệu. Web22 kiểm tra khả năng này ngay khi nghe bạn kể tên phần mềm đang chạy, chứ không hứa trước rồi mới tìm hiểu. Vài hệ thống cũ không mở kết nối trực tiếp vẫn xử lý được bằng cách đồng bộ dữ liệu theo lịch định kỳ.

Dữ liệu nhân viên nhập trên app có an toàn nếu điện thoại bị mất không?

App được thiết kế để không lưu trọn dữ liệu công ty trên máy, chỉ giữ tạm phần cần cho việc dùng offline. Tài khoản mất máy có thể bị khoá ngay từ hệ thống quản trị, không cần thu hồi từng điện thoại mới coi là an toàn.

Có cần lên App Store và Google Play không, hay chỉ cài nội bộ cũng được?

Đa số không cần. Vì người dùng app này là nhân viên của bạn chứ không phải công chúng, Web22 phát hành riêng cho từng máy thay vì đưa lên chợ ứng dụng mở cho ai cũng tải được. Một số công ty có tài khoản phát triển riêng muốn phát hành qua kênh nội bộ của Apple/Google vẫn làm được, tuỳ nhu cầu quản lý thiết bị của bạn.

Bắt đầu trao đổi về app nội bộ của đội bạn

Nếu đội bạn đang mất giờ vì chép tay, báo cáo qua tin nhắn hoặc không biết nhân viên hiện trường đang làm tới đâu, hãy đặt một buổi tư vấn 30 phút miễn phí với Web22. Kể quy trình thật đội bạn đang chạy, Web22 hỏi cho rõ rồi gợi ý đúng phần nên đưa lên app trước, kèm báo giá theo phạm vi trong vòng 24 giờ. Liên hệ với Web22 để bắt đầu, hoặc xem dịch vụ lập trình app mobile để hiểu cách Web22 làm app nói chung.