Phần mềm quản lý theo yêu cầu, đúng cách bạn vận hành

Excel và phần mềm đóng gói đuối dần khi việc phức tạp

Lúc mới, một file Excel dùng chung là đủ để quản đơn, quản khách. Nhưng khi đông người nhập, file bắt đầu loạn: hai người sửa cùng lúc đè nhau, không biết ai đổi gì, một công thức kéo nhầm là sai cả bảng. Không phân được ai xem được gì, và mở trên điện thoại thì gần như không dùng nổi.

Phần mềm đóng gói bán sẵn thì ngược lại, nó bắt bạn làm theo cách của nó. Quy trình riêng của bạn phải bẻ cho vừa phần mềm, nhiều tính năng thừa không dùng tới mà cái cần thì lại thiếu, và bạn không sở hữu, muốn đổi gì cũng phải chờ nhà cung cấp. Càng lớn, cả hai hướng này càng thành nút thắt.

Có một dấu hiệu khá rõ để biết bạn đã tới ngưỡng đó: khi ai đó trong đội phải hỏi lại “số này lấy từ file nào”, hoặc một việc lặp lại mỗi ngày mà vẫn phải làm tay từng bước. Đó là lúc phần mềm quản lý theo yêu cầu đáng để cân nhắc, thay vì cố vá thêm cho Excel hay đổi sang một phần mềm đóng gói khác cũng sẽ lại chật chội theo cách riêng của nó.

Phần mềm quản lý riêng là gì

Phần mềm quản lý riêng là một web app dựng đúng theo quy trình thật của bạn. Nó chạy trong trình duyệt nên ai có tài khoản đều vào được từ máy tính hay điện thoại, dữ liệu nằm một chỗ và cập nhật tức thì cho mọi người. Bạn quyết nó quản cái gì, mỗi người thấy và làm được phần nào, màn hình trông ra sao, thay vì đi mượn khuôn của người khác.

Khác với web giới thiệu hay web bán hàng vốn hướng ra khách, phần mềm quản lý hướng vào bên trong, phục vụ chính đội của bạn vận hành mượt hơn. Đây là một dạng web app, xem thêm web app khác website thường thế nào ở trang lập trình web app.

Một điểm hay bị nhầm: phần mềm quản lý ở đây chạy trên trình duyệt, mở bằng máy tính hay điện thoại đều được nhưng vẫn là một trang web, không phải một ứng dụng cài đặt vào máy. Nếu đội của bạn làm việc chủ yếu ngoài hiện trường và cần dùng camera, định vị hay thông báo đẩy của điện thoại, đó lại là một hướng khác, app doanh nghiệp cài trên điện thoại. Nhiều doanh nghiệp dùng cả hai: phần mềm quản lý cho người ngồi văn phòng, app di động cho người ở hiện trường, cùng chung một cơ sở dữ liệu.

Các mảng phần mềm quản lý Web22 hay dựng

Tên gọi “phần mềm quản lý” khá rộng, nên đây là những mảng cụ thể Web22 hay được đặt làm, để bạn dễ hình dung việc của mình rơi vào đâu.

Phần mềm quản lý bán hàng

Ghi nhận đơn từ nhiều kênh, đối tác, cửa hàng, khách quen về một chỗ, theo dõi đơn từ lúc nhận tới lúc giao, tính công nợ theo từng khách. Hợp với shop bán sỉ, đại lý phân phối hay đội sales đang chốt đơn qua tin nhắn rồi chép tay vào sổ.

Phần mềm quản lý kho

Theo dõi tồn kho theo từng mã hàng, kho hay chi nhánh, cảnh báo khi sắp hết, ghi lại nhập xuất kèm người thao tác. Nếu bạn đang bán trên nhiều kênh cùng lúc, kho là chỗ dễ lệch số nhất khi còn làm tay, vì mỗi kênh cập nhật tồn một kiểu.

Phần mềm quản lý nhân sự

Chấm công, tính phép, theo dõi hồ sơ nhân viên, quy trình duyệt nghỉ hay duyệt tăng ca qua vài bước phê duyệt. Nhỏ thì làm gọn, chỉ vài màn hình; lớn hơn thì thêm phần tính lương dựa trên dữ liệu chấm công, đỡ phải gộp tay cuối tháng.

Phần mềm quản lý công việc và dự án

Giao việc, theo dõi tiến độ, ai đang làm gì, việc nào trễ hẹn. Hợp với đội làm dự án theo giai đoạn, agency, hoặc nhóm vận hành nhiều đầu việc lặp lại mỗi tuần mà giờ vẫn đang nhắc nhau qua Zalo.

Bốn mảng trên là những gì Web22 gặp thường xuyên nhất, nhưng phần mềm quản lý theo yêu cầu không giới hạn trong danh sách này. Quản lý học viên cho trung tâm, quản lý lịch bảo trì thiết bị, quản lý hợp đồng cho thuê, bất cứ việc nào lặp lại có dữ liệu và cần nhiều người cùng thao tác đều dựng được.

Web22 dựng phần mềm quản lý thế nào

Một phần mềm quản lý làm sai còn hại hơn không có, vì cả đội phụ thuộc vào nó mỗi ngày. Web22 làm chắc từng bước thay vì ôm đồm cho đủ tính năng.

Đầu tiên là hiểu bạn đang vận hành ra sao, dữ liệu đi từ đâu tới đâu, ai làm gì, chỗ nào hay nghẽn. Từ đó Web22 chốt phần lõi cần làm trước, dựng cho chạy được rồi để đội bạn dùng thử với việc thật, nghe phản hồi rồi chỉnh, thay vì làm một lèo cả năm mới giao. Cách này để bạn thấy giá trị sớm và phần mềm bám sát cách bạn làm việc thật.

Cụ thể quy trình đi qua các bước sau:

1. Tư vấn và bóc tách nghiệp vụ (miễn phí 30 phút). Nghe bạn kể quy trình đang chạy thế nào, ai dùng phần mềm, dữ liệu hiện đang nằm ở đâu (file Excel, phần mềm cũ, hay chưa có gì).
2. Chốt phạm vi và phác màn hình chính. Liệt kê các màn hình, vai trò người dùng, luồng dữ liệu. Đây là lúc cắt gọn về đúng phần lõi cần làm trước, phần chưa gấp để lại đợt sau.
3. Báo giá theo phạm vi đã chốt, trong 24 giờ. Một con số cho một phạm vi cụ thể.
4. Dựng và cho dùng thử theo từng chặng. Mỗi chặng có phần chạy được để đội bạn thao tác thử với dữ liệu thật, góp ý sớm thay vì đợi tới cuối mới thấy lệch.
5. Kiểm thử và đưa vào dùng thật. Kiểm các luồng chính, sửa lỗi trước khi cả đội chuyển hẳn sang dùng.
6. Bàn giao mã nguồn và hướng dẫn vận hành. Bạn nhận toàn bộ mã nguồn, quyền sở hữu, kèm hướng dẫn để người trong đội tự thao tác được.

Web22 cũng nói thẳng khi một phần mềm đóng gói sẵn đã đủ cho bạn. Nếu nhu cầu của bạn phổ thông và có sẵn công cụ tốt rẻ, Web22 khuyên dùng cái đó thay vì bỏ tiền làm riêng, để dành ngân sách cho chỗ thật sự cần đặc thù.

Phân quyền và bảo mật, ai thấy được gì

Phần mềm quản lý gom dữ liệu quan trọng của cả đội về một chỗ, nên phân quyền không phải là tính năng thêm, mà là phần phải làm đúng ngay từ đầu. Mỗi người đăng nhập chỉ thấy và làm được đúng phần việc của mình: nhân viên kho thấy tồn kho, kế toán thấy công nợ, quản lý thấy báo cáo tổng. Dữ liệu nhạy cảm như lương hay công nợ không lộ ra cho người không liên quan.

Về mặt kỹ thuật, đăng nhập là chỗ dễ để lộ lỗ hổng nhất nếu làm ẩu, nên Web22 dựng phần xác thực theo các chuẩn an toàn đã được kiểm chứng thay vì tự chế cách riêng. Dữ liệu lưu trong cơ sở dữ liệu có cấu trúc rõ ràng (không phải file rời rạc như Excel), có sao lưu, và chỉ những ai được cấp quyền mới truy cập được.

Nếu đội bạn có nhiều cấp bậc, ví dụ nhân viên, trưởng nhóm, quản lý, mỗi cấp thấy một tầng dữ liệu khác nhau, đây là chỗ cần nói rõ ngay lúc tư vấn, vì càng nhiều vai trò càng cần thiết kế phân quyền kỹ ngay từ màn hình đầu, sửa lại sau sẽ tốn công hơn làm đúng từ đầu.

Nối với dữ liệu và công cụ bạn đang có sẵn

Ít doanh nghiệp bắt đầu từ số không. Phần lớn đã có sẵn một mớ dữ liệu nằm rải rác: file Excel cũ, phần mềm bán hàng đang dùng, trang web bán hàng, hay một phần mềm kế toán. Khi dựng phần mềm quản lý mới, Web22 tính luôn phần chuyển dữ liệu cũ vào hệ thống mới, để bạn không phải nhập tay lại từ đầu.

Nếu bạn cần phần mềm quản lý mới tự động nối với web bán hàng, cổng thanh toán, hay một phần mềm khác đang chạy song song, để dữ liệu chảy qua lại mà không phải xuất file rồi nhập tay, đó là phần tích hợp hệ thống. Ghép thêm phần này khi bạn đã có từ hai công cụ trở lên cần nói chuyện được với nhau.

Ví dụ một phần mềm quản lý cụ thể

Để hình dung rõ hơn thay vì nói chung chung, lấy một tình huống thường gặp: một shop bán sỉ quần áo nhận đơn qua Zalo, Facebook và một web bán hàng, tồn kho ghi bằng Excel chia sẻ cho ba người cùng sửa.

Vấn đề thật của họ không phải “cần một phần mềm cho oai”, mà là mỗi sáng phải dò lại xem đơn nào đã giao, hàng nào sắp hết, và hai nhân viên từng nhập trùng một đơn vì không biết người kia đã xử lý. Một phần mềm quản lý riêng cho trường hợp này thường gồm: một màn hình nhập đơn theo kênh, một bảng tồn kho cập nhật tức thì mỗi khi có đơn trừ hàng, phân quyền để nhân viên chỉ thấy đơn mình phụ trách còn chủ shop xem được toàn bộ, và một báo cáo doanh thu theo ngày để khỏi phải cộng tay cuối tháng.

Đây là ví dụ minh hoạ cách một bài toán thật được bóc ra thành các phần cụ thể, không phải một dự án Web22 đã làm cho khách; quy mô và màn hình thật sự luôn tuỳ vào cách vận hành của từng người, nên buổi tư vấn đầu tiên vẫn là bước để chốt đúng phạm vi cho ca của bạn.

Chi phí dựng phần mềm quản lý phụ thuộc vào đâu

Phần mềm quản lý không có bảng giá in sẵn kiểu “gói A, gói B” như website, vì mỗi phần mềm giải một bài toán khác nhau. Một công cụ quản đơn nhỏ cho một người dùng, và một phần mềm nhân sự nhiều cấp phê duyệt cho vài chục nhân viên, cách nhau rất xa về công sức.

Những yếu tố quyết định giá gồm số màn hình và luồng nghiệp vụ cần dựng, số vai trò cần phân quyền riêng (một vai trò khác hẳn năm vai trò mỗi người thấy một phần dữ liệu), có cần tích hợp với công cụ khác hay không, và mức độ tính toán/báo cáo (bảng số đơn giản khác hẳn báo cáo tổng hợp nhiều chiều).

Cách Web22 làm: nghe rõ nhu cầu, chốt phạm vi trong hợp đồng, rồi báo một con số cho phạm vi đó trong vòng 24 giờ, đã thống nhất thì giữ vậy không phát sinh lắt nhắt. Bạn xem dải giá tham khảo các dịch vụ khác ở trang bảng giá; riêng phần mềm quản lý thì cứ mô tả việc bạn cần quản để Web22 ước lượng đúng, thay vì gắn một con số bừa lên trang khi chưa hiểu bài toán của bạn.

Những thứ phần mềm quản lý thường lo

Tuỳ việc của bạn, nhưng đây là các mảng nhiều nơi làm đầu tiên:

• Quản khách và chăm sóc: gom thông tin khách, lịch sử mua và trao đổi về một chỗ để không sót ai.
• Quản đơn, kho và công việc: theo dõi đơn từ lúc nhận tới lúc xong, tồn kho rõ ràng, giao việc cho đúng người.
• Phân quyền theo vai trò: mỗi người chỉ thấy và làm được đúng phần của mình, dữ liệu nhạy cảm không lộ lung tung.
• Báo cáo gọn: số liệu tự tổng hợp thành bảng để bạn nhìn nhanh tình hình, thay vì gom tay.

Muốn phần mềm tự nối với web bán hàng hay các công cụ khác thì ghép thêm phần tích hợp hệ thống. Nếu bạn định làm sản phẩm phần mềm để cho người khác thuê dùng, đó lại là hướng nền tảng SaaS.

Cam kết của Web22 khi dựng phần mềm quản lý

Kết thúc dự án, bạn nhận toàn bộ mã nguồn và quyền sở hữu, không bị khoá vào một nền riêng chỉ Web22 mới sửa được. Phần mềm quản lý là công cụ vận hành hằng ngày của bạn, không nên phụ thuộc sống còn vào một bên duy nhất.

Web22 bảo hành 12 tháng sau bàn giao cho các lỗi phát sinh từ phần đã làm. Sau đó, nếu cần thêm tính năng hay bảo trì, bạn chọn: đội kỹ thuật của bạn tự tiếp quản vì mã nguồn đã thuộc về bạn, hoặc Web22 nhận làm tiếp theo từng đợt.

Về quy mô, Web22 nhận làm phần mềm quản lý cho đội vừa và nhỏ, những bài toán như các mảng đã nói ở trên. Với hệ thống cỡ ERP cho tập đoàn nhiều phòng ban, cần một đội lớn triển khai nhiều năm, Web22 nói thẳng đó là ngoài tầm để bạn khỏi mất thời gian tìm nhầm chỗ.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý theo yêu cầu khác gì phần mềm quản lý bán sẵn?

Phần mềm bán sẵn dựng theo số đông, bạn phải bẻ quy trình của mình cho vừa nó. Phần mềm theo yêu cầu dựng đúng theo cách bạn đang vận hành, chỉ có màn hình và tính năng bạn thật sự cần, và bạn sở hữu mã nguồn thay vì thuê bao mãi mãi.

Doanh nghiệp nhỏ có nên làm phần mềm quản lý riêng không?

Không phải lúc nào cũng nên. Ranh giới nằm ở chỗ quy trình của bạn có cái đặc thù mà phần mềm bán sẵn không đáp ứng được hay không, xem thêm lý do ở mục Web22 dựng phần mềm quản lý thế nào. Việc phổ thông thì dùng công cụ có sẵn cho nhanh, đỡ tốn tiền vào chỗ chưa thật cần.

Phần mềm quản lý có dùng được trên điện thoại không?

Có, vì nó chạy trên trình duyệt nên mở được từ điện thoại, máy tính bảng hay máy tính, chỉ cần có mạng và tài khoản. Còn khi nào nên làm thêm một app riêng cài đặt, xem mục phân biệt web app và app điện thoại ở trên.

Làm một phần mềm quản lý mất bao lâu?

Tuỳ phạm vi. Một công cụ vài màn hình, một vai trò thường nhanh hơn nhiều một hệ thống nhiều cấp phê duyệt. Sau buổi tư vấn và chốt phạm vi, Web22 đưa mốc thời gian cụ thể cùng báo giá trong 24 giờ.

Dữ liệu cũ của tôi trong Excel có chuyển sang được không?

Được, phần này Web22 tính sẵn ngay khi chốt phạm vi dự án, xem chi tiết ở mục nối dữ liệu và công cụ đang có sẵn phía trên. Bạn cứ giữ nguyên file hiện tại, đừng dọn dẹp trước, để Web22 xem đúng hiện trạng rồi mới quyết cách chuyển.

Bắt đầu bằng việc kể ra bạn đang quản gì

Bạn không cần chốt hết mọi thứ trước khi liên hệ. Cứ kể việc bạn đang quản bằng cách nào (Excel, phần mềm cũ, hay chưa có gì cả), chỗ nào đang gây khó, Web22 nghe rồi nói thẳng bạn có cần một phần mềm quản lý riêng hay chỉ cần chỉnh lại cách dùng công cụ hiện có.

Tư vấn 30 phút miễn phí, báo giá theo phạm vi trong 24 giờ. Xem thêm dịch vụ lập trình web app nói chung, hoặc liên hệ trực tiếp: [email protected] · 0981 828 781.