Doanh nghiệp lớn lên, quản lý bằng chục file bảng tính bắt đầu rối, bạn muốn một phần mềm quản lý cho gọn. Nhưng nên mua một phần mềm đóng gói sẵn hay đặt làm riêng theo cách mình vận hành thì phân vân. Chọn sai hướng có thể tốn tiền mà vẫn không vừa. Bài này giải thích phần mềm quản lý là gì, so sánh loại đóng gói và loại may đo, và cách chọn cho đúng.
Phần mềm quản lý là gì
Phần mềm quản lý là công cụ số hoá các khâu vận hành của doanh nghiệp, như quản lý bán hàng, kho, khách hàng, nhân sự hay công việc, gom về một chỗ thay vì rải rác trên giấy tờ và bảng tính. Mục tiêu là để dữ liệu tập trung, việc chạy theo quy trình rõ, và mọi người nhìn cùng một nguồn thông tin.
Khi doanh nghiệp còn nhỏ, quản lý bằng bảng tính vẫn ổn. Nhưng tới lúc đơn nhiều, người đông, dữ liệu chồng chéo, cách thủ công bắt đầu sinh lỗi và tốn công đối chiếu. Đó là lúc một phần mềm quản lý đúng nghĩa giúp bạn bớt sai sót và nhìn được bức tranh chung.
Khi quyết làm phần mềm quản lý, bạn đứng trước hai lựa chọn lớn: mua một sản phẩm đóng gói bán sẵn, hoặc đặt phần mềm quản lý theo yêu cầu làm riêng cho cách bạn vận hành. Hai hướng này khác nhau khá nhiều.
Phần mềm đóng gói, nhanh và rẻ nhưng khuôn sẵn
Phần mềm đóng gói là sản phẩm làm sẵn, bán cho nhiều doanh nghiệp cùng dùng. Bạn đăng ký hoặc mua rồi dùng được gần như ngay, không phải chờ ai lập trình.
Điểm mạnh của nó là chi phí ban đầu thấp vì nhiều người chia nhau, triển khai nhanh, và thường có sẵn đội hỗ trợ cùng các bản cập nhật đều đặn. Với doanh nghiệp có quy trình khá chuẩn, không quá đặc thù, đây là lựa chọn gọn và tiết kiệm.
Đổi lại, bạn phải uốn cách làm của mình theo phần mềm, chứ không phải ngược lại. Nếu quy trình của bạn có chỗ riêng mà phần mềm không hỗ trợ, bạn đành làm khác đi hoặc chắp vá bên ngoài. Khả năng tuỳ chỉnh có giới hạn, và bạn phụ thuộc vào nhà cung cấp về tính năng, giá cả lẫn hướng phát triển về sau.
Phần mềm may đo, đúng cách bạn làm nhưng tốn hơn
Phần mềm may đo là được lập trình riêng theo đúng quy trình và nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Thay vì bạn theo phần mềm, phần mềm được làm để theo cách bạn vận hành.
Điểm mạnh là nó khớp chính xác việc bạn làm, không thừa không thiếu, và có thể thêm bớt tính năng khi doanh nghiệp thay đổi. Bạn cũng kiểm soát tốt hơn về dữ liệu và hướng phát triển, không bị buộc chân vào một nhà cung cấp. Với quy trình đặc thù mà không phần mềm sẵn nào vừa, nhiều khi đây là cách duy nhất chạy trơn.
Cái giá phải trả là chi phí ban đầu cao hơn và mất thời gian dựng, vài tuần tới vài tháng tuỳ độ phức tạp, chứ không dùng được ngay. Đổi lại, về lâu dài bạn không phải trả phí thuê bao đều đặn và không phải gò việc theo khuôn người khác. Đây là bài toán cân giữa nhanh rẻ lúc đầu và vừa vặn lâu dài.
Nên chọn loại nào
Web22 gợi ý cách quyết dựa trên chính quy trình của bạn, không dựa trên cái nào nghe sang hơn.
Nếu quy trình của bạn khá chuẩn, giống phần lớn doanh nghiệp cùng ngành, và bạn muốn dùng nhanh với chi phí thấp, phần mềm đóng gói thường là lựa chọn hợp lý. Đừng bỏ tiền làm riêng một thứ mà ngoài kia đã có sẵn và vừa dùng.
Ngược lại, nếu cách vận hành của bạn có nhiều điểm đặc thù, phức tạp, hoặc chính là lợi thế cạnh tranh của bạn, thì ép nó vào một phần mềm đóng gói sẽ vướng đủ đường. Lúc đó phần mềm may đo đáng đầu tư, vì nó chạy đúng cách bạn làm và lớn cùng bạn. Một cách khôn ngoan là thử phần mềm sẵn trước, khi chạm trần mới tính làm riêng, để chắc chắn nhu cầu đặc thù là thật.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm may đo có đắt hơn nhiều không
Chi phí ban đầu thường cao hơn phần mềm đóng gói vì phải lập trình riêng. Nhưng về dài hạn, nó không tính phí thuê bao đều đặn và giúp bạn khỏi gò quy trình, nên tổng chi phí không phải lúc nào cũng đắt hơn. Cách so đúng là nhìn cả chi phí lẫn mức độ vừa vặn qua nhiều năm, không chỉ giá lúc đầu.
Doanh nghiệp nhỏ nên chọn loại nào
Đa số doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu bằng phần mềm đóng gói cho nhanh và rẻ, nếu quy trình chưa có gì quá đặc biệt. Chỉ khi bạn thấy phần mềm sẵn cản trở cách làm hoặc thiếu thứ cốt lõi, mới nên tính làm riêng. Bắt đầu gọn rồi nâng cấp khi nhu cầu rõ hơn thường an toàn.
Có thể vừa dùng đóng gói vừa làm riêng không
Có, nhiều doanh nghiệp dùng phần mềm sẵn cho các khâu phổ thông và làm riêng phần đặc thù, rồi nối chúng lại với nhau. Cách này tận dụng cái rẻ của phần mềm sẵn cho việc chung, và cái vừa vặn của phần mềm riêng cho việc cốt lõi. Phần nối các hệ thống lại là một bài toán riêng cần làm khéo.
Phần mềm quản lý làm riêng có phải web app không
Thường là vậy, nhiều phần mềm quản lý may đo hiện được làm dưới dạng web app chạy trên trình duyệt, để dùng từ mọi nơi mà không phải cài đặt. Nếu bạn chưa rõ web app là gì, xem bài web app là gì để hiểu dạng kỹ thuật này.
Chọn theo cách bạn vận hành
Không có câu trả lời chung cho chuyện đóng gói hay may đo, vì nó phụ thuộc vào chính quy trình của bạn có đặc thù hay không. Quy trình chuẩn thì phần mềm sẵn cho bạn nhanh và rẻ; quy trình riêng biệt thì phần mềm may đo cho bạn sự vừa vặn đáng giá. Cân theo mức độ đặc thù và tầm quan trọng của quy trình đó với việc kinh doanh, bạn sẽ chọn đúng. Nếu bạn thấy phần mềm sẵn không theo kịp cách mình làm, Web22 nhận tư vấn và dựng trong nhóm lập trình web app và phần mềm.