Thiết kế website du học cho trung tâm tư vấn

Con ngồi học bài, mẹ cầm điện thoại gõ “du học Úc hay Canada tốt hơn”, rồi mở thêm vài tab so học phí, thời tiết, cơ hội ở lại làm việc sau khi ra trường. Mỗi tab là một bài viết chung chung hoặc một trang trung tâm nào đó chỉ ghi “tư vấn du học uy tín, nhiều năm kinh nghiệm” mà không có lấy một con số để so sánh. Hai mẹ con đóng máy đi ngủ, vẫn chưa biết nên gọi cho ai.

Đó là khoảnh khắc phần lớn trung tâm tư vấn mất khách, ngay từ vòng tìm hiểu đầu tiên, trước khi có cuộc gọi nào diễn ra. Thiết kế website du học là một nhánh Web22 làm riêng bên trong nhóm dịch vụ thiết kế website, vì cách một gia đình chọn nơi gửi gắm một khoản tiền lớn khác hẳn cách người ta chọn mua một món hàng.

Phụ huynh không hỏi lần lượt từng câu. Họ giữ cả ba câu hỏi trong đầu cùng lúc và bỏ qua trang nào chỉ trả lời được một câu. Một trang chỉ liệt kê tên trường mà không nói học phí, hoặc chỉ nói học phí mà không rõ ngành, đều bị lướt qua trong vài giây.

Web22 dựng kho quốc gia và kho trường như hai lớp dữ liệu lọc được với nhau: chọn nước rồi thấy ngay ngành nào mạnh ở nước đó, chọn ngành rồi thấy nước nào phù hợp, mỗi lựa chọn kéo theo một khoảng học phí và sinh hoạt phí cụ thể. Không gộp chung “chi phí du học từ X triệu” cho mọi nước, vì con số đó không giúp ai quyết định được gì.

Nhờ vậy khách tự lọc ra vài phương án hợp túi tiền và mục tiêu trước khi cần nói chuyện với ai, và khi họ nhấc điện thoại lên, họ đã sẵn sàng để chốt chứ không còn ở bước tìm hiểu.

Cách cũ là khách gọi vào tổng đài, kể lại điểm học, chứng chỉ tiếng Anh, khả năng tài chính cho một bạn tư vấn viên nghe, rồi chờ người đó chuyển thông tin cho đúng người phụ trách mảng nước mình quan tâm. Mất thời gian cho cả hai phía, và không ít người bỏ cuộc ngay ở bước gọi điện vì ngại.

Web22 dựng một công cụ ngắn để khách tự nhập điểm học, chứng chỉ ngoại ngữ, mức tài chính dự kiến, rồi hệ thống gợi ý ngay vài trường và ngành phù hợp nhất. Đây là gợi ý định hướng, không phải lời cam kết đậu, và Web22 ghi rõ điều này trên chính công cụ để khách không hiểu lầm.

Khách để lại số điện thoại ngay sau khi thấy gợi ý hợp lý, và người trong trung tâm nhận cuộc gọi đã có sẵn hồ sơ trước mặt, không phải hỏi lại từ đầu. Với trung tâm, đây là nguồn khách để lại thông tin đã qua một bước sàng lọc, đỡ mất công với người chỉ hỏi cho biết.

Rất nhiều gia đình gõ thẳng “học bổng du học” trước cả khi gõ tên trung tâm, vì đó là thứ quyết định họ có đủ khả năng đi hay không. Một trang học bổng cập nhật, lọc được theo nước, theo bậc học, theo mức tài trợ, là chỗ giữ chân khách lâu hơn bất kỳ trang giới thiệu dịch vụ nào.

Web22 làm trang học bổng như một landing riêng cho mỗi đợt, ghi rõ điều kiện, hạn nộp, mức hỗ trợ, và bạn tự cập nhật khi có đợt mới mà không cần gọi thợ. Học bổng nào sắp hết hạn thì gắn nhãn rõ để tạo được sự khẩn trương thật, không phải chiêu đếm ngược giả.

Một khách đang phân vân có nên đi hay không, đọc thấy một suất học bổng vừa vặn với hồ sơ của mình, thường là người để lại số điện thoại nhanh nhất trong ngày.

Từ lúc tư vấn tới lúc lên máy bay là một hành trình dài nhiều tháng, qua nhiều mốc: chọn trường, làm hồ sơ, nộp trường, xin visa, chuẩn bị xuất cảnh, nhập học. Gia đình không nhớ hết các bước, và nếu không ai nhắc, họ sẽ lo lắng gọi hỏi liên tục “tới đâu rồi”.

Web22 dựng một trang tra cứu bằng mã hồ sơ, hiển thị đang ở mốc nào, việc gì cần làm tiếp, cần nộp giấy tờ gì. Trung tâm cập nhật trạng thái ngay trong lúc làm việc, khách tự vào xem bất cứ lúc nào thay vì gọi điện hỏi.

Bớt một khâu chăm sóc khách hàng tốn nhân lực, mà khách vẫn thấy được đồng hành thay vì bị bỏ quên giữa một quy trình dài.

Đây là ngành gia đình gần như không thể tự kiểm chứng chất lượng tư vấn trước khi trả tiền, nên họ bám vào hai thứ cụ thể: trung tâm có giấy phép hoạt động tư vấn du học hợp lệ hay không, và có học viên thật đã đi trước đó hay không.

Web22 dựng chỗ trưng giấy phép hoạt động rõ ràng, xem được chứ không giấu trong trang điều khoản, cùng những câu chuyện học viên cũ có tên, có trường, có ảnh, thay vì mấy dòng đánh giá năm sao không rõ nguồn. Đội ngũ tư vấn cũng nên có ảnh thật và chuyên môn ghi cụ thể, không chỉ một cái tên chung chung.

Chuyện visa hay định cư, Web22 để nguyên cho phía trung tâm quyết viết gì và chịu trách nhiệm với điều đó, vì đây là mảng pháp lý riêng của từng quốc gia mà Web22 không có chuyên môn. Việc của Web22 là dựng chỗ trình bày phần nội dung ấy sao cho rõ ràng và sửa nhanh được mỗi khi có thay đổi.

Chưa, và Web22 không giấu chuyện đó để lấy lòng tin. Mảng gần nhất trong nhóm giáo dục là thiết kế website giáo dục, cùng cách một cơ sở đào tạo tuyển học viên.

Cái gần nhất Web22 từng dựng là nền học Acadyme, một web giáo dục có kho khoá học lọc được, biểu mẫu đăng ký nhiều bước và trang quản trị cho người không rành kỹ thuật tự cập nhật, cùng dạng bài toán với kho trường và công cụ đánh giá hồ sơ mà một trung tâm du học cần.

Nếu bạn muốn chắc hơn trước khi quyết, Web22 dựng trước một bản giao diện chạy thật theo đúng các thị trường trung tâm bạn đang tư vấn, để bạn bấm thử phần lọc trường và đánh giá hồ sơ trước khi làm đủ cả web.

Giá không nằm ở việc trang có đẹp hay không, mà ở khối lượng dữ liệu và công cụ đứng sau: kho bao nhiêu nước bao nhiêu trường, có cần công cụ đánh giá hồ sơ hay chỉ dừng ở form tư vấn thường, có cần thêm bản tiếng Anh song song cho hồ sơ trường ngoài nước hay không.

Web22 chia theo từng mức quy mô để bạn ước lượng ngân sách trước ở bảng giá thiết kế website, rồi khoá con số thật khi biết trung tâm bạn đang tư vấn mấy thị trường và cần công cụ nào đi kèm. Không phát sinh phí ẩn giữa chừng sau khi hai bên đã thống nhất phạm vi.

Về hoá đơn đỏ, Web22 xin nói thẳng ngay từ đầu là chưa xuất được, vì nhóm đang làm theo mô hình freelance và chưa đăng ký pháp nhân riêng. Trung tâm nào bắt buộc phải có chứng từ để đưa khoản làm web vào chi phí thì báo trước, hai bên tính phương án cho phù hợp trước khi ký.