Thiết kế website đặt lịch và đặt chỗ online

Dấu hiệu rõ nhất: nhân viên của bạn đang mất quá nhiều thời gian để chốt lịch qua điện thoại và tin nhắn. Khách nhắn “tối nay 7 giờ còn chỗ không”, lễ tân phải mở sổ ra dò, trả lời, rồi ghi tay, rồi lại có khách khác nhắn cùng khung giờ đó. Cuối ngày sổ lịch chằng chịt, vẫn trùng giờ như thường, và những cuộc gọi ngoài giờ thì không ai bắt máy nên mất luôn khách.

Một website đặt lịch giải đúng chỗ tắc đó. Khách vào trang, thấy ngay khung giờ nào còn trống, chọn, điền tên với số điện thoại, xong. Lịch tự khoá khung giờ vừa đặt nên người sau không đặt trùng được nữa. Lễ tân sáng hôm sau mở ra là thấy danh sách hẹn trong ngày, không phải dịch chữ viết tay của chính mình.

Bạn nên nghĩ tới kiểu website này nếu rơi vào một trong các tình huống sau:

• Bán dịch vụ theo khung giờ. Mỗi giờ chỉ phục vụ được một hoặc vài khách: ghế spa, phòng khám, bàn massage, sân bóng, bàn tư vấn. Hết slot là hết, nên việc giữ chỗ rất quan trọng.
• Khách hay đặt ngoài giờ hành chính. Nhiều người chỉ rảnh đặt lịch lúc tối muộn, đúng lúc cửa hàng đóng cửa. Trang đặt lịch chạy suốt đêm thay bạn nhận khách.
• Nhiều nhân viên hoặc nhiều phòng. Khách muốn chọn đúng kỹ thuật viên quen tay, hoặc bạn cần chia khách đều cho các phòng. Sổ tay làm việc này rất dễ loạn.
• Hay bị khách hẹn rồi không tới. Đặt mồm thì khách dễ quên, dễ bỏ. Có nhắc lịch tự động và đặt cọc trước, tỷ lệ khách bỏ hẹn giảm thấy rõ.

Nếu việc của bạn chỉ là một trang giới thiệu thông thường có thêm nút gọi điện, bạn chưa cần tới đặt lịch và Web22 sẽ nói thẳng vậy. Nhưng khi mỗi cuộc hẹn lỡ là một khoản tiền mất, trang đặt lịch trả lại công sức của nó khá nhanh.

Đây là phần lõi của mọi website đặt lịch tử tế, và cũng là chỗ phân biệt một trang làm cho có với một trang dùng được. Lịch trống theo thời gian thực (real-time, cập nhật tức thì) nghĩa là khi khách mở trang, họ thấy đúng tình trạng còn trống ngay lúc đó, không phải một bảng giờ tĩnh in sẵn từ tuần trước.

Cơ chế bên trong đơn giản về ý tưởng nhưng phải làm chắc. Mỗi khung giờ có một sức chứa: spa một ghế thì một giờ một khách, nhà hàng mười bàn thì cùng khung chứa được nhiều lượt. Khi một khách xác nhận, hệ thống trừ ngay một suất khỏi khung đó; khung nào đầy thì mờ đi, người sau không bấm vào được.

Cái khó nằm ở lúc hai khách cùng bấm vào khung giờ cuối cùng trong vài giây. Web22 xử lý ngay ở tầng dữ liệu: ai xác nhận trước thì giữ được suất, người sau nhận thông báo khung giờ vừa hết và được mời chọn giờ khác. Khách không bao giờ gặp cảnh đặt thành công rồi bị gọi lại báo “xin lỗi hết chỗ”.

Trùng giờ là nỗi sợ lớn nhất khi nhận đặt lịch thủ công, và là thứ một website làm đúng phải dập tắt hoàn toàn. Nguyên tắc Web22 cài vào: một suất đã có người thì không ai chen vào được nữa, kể cả khi đặt online lẫn đặt tại quầy cùng đổ về một sổ.

Để làm được vậy, lịch đặt online và lịch ghi tay tại chỗ phải dùng chung một nguồn dữ liệu. Nhiều nơi vấp ở đây: trang web có lịch riêng, quầy lễ tân có sổ riêng, hai bên không nói chuyện với nhau nên vẫn trùng. Web22 gộp về một mối, nhân viên ghi khách vãng lai vào hệ thống thì khung giờ đó cũng tự đóng với khách online ngay lập tức.

Quá tải khung giờ là biến thể khác. Bạn đặt trần cho mỗi khung: một thợ chỉ nhận tối đa bốn khách buổi sáng, một bác sĩ chỉ khám sáu ca một buổi. Khi chạm trần, khung giờ tự khoá dù trên lý thuyết vẫn còn thời gian. Cách này giữ chất lượng phục vụ, tránh nhồi khách quá sức rồi ai cũng phải chờ.

Cơ sở càng nhiều nhân sự thì việc xếp lịch càng rối, và đây là chỗ một website đặt lịch dựng riêng ăn đứt cách làm tay. Web22 dựng lịch theo từng tài nguyên (resource), tức từng thứ có thể bận: mỗi kỹ thuật viên một lịch, mỗi phòng một lịch, mỗi ghế hay mỗi sân một lịch.

Nhờ vậy bạn xử lý được những tình huống mà sổ tay chịu thua:

• Khách chọn đúng người mình quen. Ai từng làm với một kỹ thuật viên hợp tay thường muốn đặt đúng người đó. Trang cho chọn nhân viên, và chỉ hiện khung giờ người ấy còn rảnh.
• Một dịch vụ cần cả người lẫn phòng. Ví dụ một liệu trình cần vừa có kỹ thuật viên rảnh vừa có phòng trống cùng lúc. Hệ thống chỉ mở khung giờ khi cả hai điều kiện cùng thoả.
• Chia tải đều. Nếu khách không chỉ định ai, hệ thống tự phân cho người đang ít lịch nhất, tránh cảnh một thợ quá tải còn người khác ngồi không.
• Mỗi nhân viên một lịch riêng. Sáng tới, mỗi người mở điện thoại là thấy lịch của riêng mình trong ngày, không phải hỏi lễ tân.

Khi số vai trò và quy tắc xếp lịch vượt quá mức một website thường gánh nổi, ví dụ phân ca phức tạp, tính lương theo lịch, nhiều chi nhánh dùng chung, thì đó đã là địa hạt của một phần mềm dựng riêng. Lúc đó Web22 chuyển hướng sang lập trình web app cho bài toán đặt lịch phức tạp thay vì cố nhồi mọi thứ vào một website.

Khách quên buổi hẹn là chuyện thường, và mỗi lần quên là một khung giờ chết, một khoản doanh thu bốc hơi. Nhắc lịch tự động giải đúng vấn đề đó mà không tốn một phút công của ai.

Cách nó chạy: ngay khi khách đặt xong, hệ thống gửi tin xác nhận đầy đủ ngày giờ, địa chỉ, dịch vụ đã chọn. Sau đó, trước buổi hẹn một khoảng do bạn đặt, thường là 24 giờ rồi nhắc lại trước vài tiếng, hệ thống tự gửi tin nhắc. Khách lỡ quên thì vẫn được nhắc, kẹt việc thì kịp báo huỷ sớm để bạn lấp chỗ.

Kênh nhắc tuỳ tệp khách của bạn. Ở Việt Nam, Zalo thường hiệu quả nhất vì gần như ai cũng dùng và đọc nhanh; SMS chắc ăn vì không cần khách cài gì; email hợp với khách doanh nghiệp và để lưu lại biên nhận. Web22 nối website với các kênh này qua dịch vụ gửi tin của bên thứ ba; phần phí gửi tin tính theo nhà cung cấp, Web22 nói rõ chi phí đó từ đầu để bạn không bất ngờ về sau.

Một sự thật đơn giản: khách bỏ tiền cọc thì gần như chắc chắn sẽ tới. Đặt cọc trước là cách mạnh nhất để hạ tỷ lệ khách hẹn rồi không xuất hiện (no-show), nhất là với dịch vụ giá cao hay khung giờ vàng dễ bị giữ chỗ ảo.

Web22 cài bước thanh toán ngay trong luồng đặt lịch. Khi chọn xong giờ, khách trả một khoản cọc, có thể là một số tiền cố định hoặc một phần trăm giá dịch vụ, qua chuyển khoản ngân hàng quét mã hoặc ví điện tử. Đặt cọc thành công thì khung giờ mới được giữ chắc; phần còn lại khách trả khi tới hoặc trả luôn online tuỳ bạn cấu hình. Phần cổng thanh toán này Web22 dựng trên nền hệ thống bán hàng WooCommerce khi cần xử lý giỏ và đơn cho chỉn chu, hoặc nối thẳng cổng thanh toán nếu chỉ cần thu một khoản cọc gọn.

Có một điều Web22 nói trước cho minh bạch: chính sách cọc, mức cọc bao nhiêu, có hoàn khi khách huỷ sớm hay không, là quyết định của bạn chứ không phải của trang web. Web22 dựng đúng cơ chế bạn chọn và hiển thị điều khoản rõ ràng cho khách trước khi họ trả tiền, để không có tranh cãi về sau.

Đời thực thì kế hoạch hay đổi, nên một website đặt lịch tốt phải cho khách tự huỷ hoặc dời mà không bắt họ gọi điện. Mỗi xác nhận đặt lịch Web22 gửi kèm một đường dẫn riêng; khách bấm vào là tự dời sang giờ khác hoặc huỷ, trong giới hạn thời gian bạn đặt ra, ví dụ chỉ cho đổi trước buổi hẹn ít nhất hai tiếng.

Lợi ích lớn ở chỗ khung giờ vừa huỷ tự mở lại ngay cho người khác đặt, thay vì nằm chết vì lễ tân chưa kịp xoá khỏi sổ. Một buổi tối có vài lượt huỷ sớm lấp lại được là khác biệt thật về doanh thu cuối tháng. Bạn cũng đặt được quy tắc cho việc huỷ trễ, ví dụ không hoàn cọc nếu huỷ sát giờ, và hệ thống áp dụng tự động chứ không để nhân viên đôi co với khách.

Bắt khách điền lại tên, số điện thoại, dịch vụ mỗi lần đặt là một cách hay để mất khách quay lại. Web22 dựng bước đặt lịch gọn nhất có thể: khách mới chỉ cần số điện thoại xác minh bằng mã OTP (mã một lần gửi qua tin nhắn) là đặt được, không bắt tạo tài khoản rườm rà.

Với khách quen, một tài khoản nhẹ nhàng mở thêm vài tiện ích đáng giá. Họ xem lại lịch sử các buổi đã đặt, đặt lại đúng dịch vụ và đúng người đã làm chỉ bằng một chạm, và bạn thì có dữ liệu để chăm khách cũ. Cho phép đăng nhập bằng Google hay Facebook để khách khỏi nhớ thêm mật khẩu. Mọi thông tin cá nhân được lưu cẩn thận và chỉ dùng đúng cho việc đặt lịch, không đem đi nơi khác.

Đặt lịch hiếm khi đứng một mình; nó là một tính năng gắn vào website của một ngành cụ thể. Web22 đã dựng website cho nhiều ngành vốn sống nhờ đặt lịch, nên phần đặt lịch không phải làm lại từ con số không mà ghép vào đúng bối cảnh:

• Spa và thẩm mỹ. Khách chọn liệu trình, chọn kỹ thuật viên, đặt giờ, cọc trước cho buổi giá cao. Đây là ngành hưởng lợi nhiều nhất từ nhắc lịch và đặt cọc.
• Phòng khám và nha khoa. Bệnh nhân đặt khám theo bác sĩ và theo khung giờ, hệ thống chặn trùng và nhắc lịch tái khám. Mảng y tế Web22 dựng kèm cách trình bày thông tin chuẩn mực, đáng tin.
• Sân thể thao và phòng tập. Đặt sân theo giờ, đặt lớp theo buổi, giới hạn sĩ số mỗi lớp bằng trần khung giờ.
• Nhà hàng và quán. Giữ bàn theo khung giờ và số người, dồn về một sơ đồ bàn để không nhận quá sức chứa.
• Du lịch, lưu trú, tư vấn theo giờ. Đặt phòng theo đêm, đặt buổi tư vấn, đặt tour theo ngày khởi hành.

Nếu bạn chưa có website, Web22 dựng trọn cả trang ngành lẫn phần đặt lịch trong một gói. Xem tổng quan ở dịch vụ làm website để hình dung cách Web22 làm trang nền, rồi phần đặt lịch lắp vào như một lớp tính năng bên trên.

Đặt lịch là một bài toán có nhiều plugin bán sẵn, và Web22 không từ chối dùng plugin khi nó vừa vặn nhu cầu của bạn, vì làm lại thứ đã có sẵn và ổn định là phí tiền của khách. Nguyên tắc Web22 theo: nhu cầu chuẩn thì dùng nền có sẵn cho nhanh và chắc; nhu cầu riêng mà plugin không gánh nổi thì lập trình thêm đúng phần đó.

Cụ thể, với website WordPress, Web22 dùng plugin đặt lịch tốt cho các luồng phổ biến, rồi tuỳ biến giao diện cho khớp thương hiệu của bạn và nối với kênh nhắc lịch, cổng thanh toán. Khi quy tắc xếp lịch của bạn quá đặc thù, ví dụ một dịch vụ ràng buộc cả người lẫn phòng lẫn thiết bị, hoặc cách tính cọc lắt léo, Web22 viết thêm mã để lấp đúng khoảng trống đó. Bạn không phải uốn quy trình của mình cho vừa một phần mềm cứng nhắc.

Một điểm Web22 chú ý ngay từ đầu là tốc độ. Trang đặt lịch tải chậm hay giật trên điện thoại là khách bỏ giữa chừng, mất đơn ngay tại bước quan trọng nhất. Web22 dựng phần đặt lịch nhẹ, mượt trên di động, vì phần lớn khách đặt lịch bằng điện thoại.

Phần này Web22 viết thẳng để bạn không kỳ vọng nhầm. Web22 lập trình được mọi tính năng đặt lịch nêu trên: lịch trống thời gian thực, chống trùng giờ, đồng bộ nhiều nhân viên và phòng, nhắc lịch đa kênh, đặt cọc, tự huỷ đổi lịch. Đây là năng lực kỹ thuật có thật, đứng trên nền nhiều năm Web22 dựng web bán hàng có giỏ, thanh toán và quản đơn thật, cộng một phần mềm web hoàn chỉnh Web22 tự xây và đang vận hành mỗi ngày.

Điều Web22 không làm là bịa ra một danh sách “đã làm web đặt lịch cho mười spa” để nghe cho oai. Web22 nói về cách làm và năng lực, còn con số dự án cụ thể thì để các bài trong trang dự án đã làm tự nói, đúng cái nào có cái đó. Khi nhu cầu của bạn rõ, Web22 dựng đúng và chứng minh bằng bản chạy thật cho bạn bấm thử trước khi chốt.

Một dịch vụ đi cùng đáng cân nhắc: sau khi website đặt lịch chạy, nó cần được trông coi để luôn nhận đơn trơn tru. Phần này thuộc bảo trì website. Và nếu bạn muốn khách tự tìm thấy trang đặt lịch của mình trên Google khi gõ “đặt lịch spa quận…”, đó là việc của dịch vụ SEO.

Giá phụ thuộc bài toán cụ thể chứ không có một con số chung cho mọi nơi. Một trang nhận đặt lịch đơn giản, một dịch vụ, một nhân viên, dùng nền có sẵn, rẻ và nhanh hơn nhiều một hệ thống nhiều nhân viên, nhiều phòng, đặt cọc và nhắc lịch đa kênh có tuỳ biến riêng.

Những yếu tố kéo giá lên xuống: số nhân viên và phòng cần đồng bộ, có đặt cọc và nối cổng thanh toán hay không, nhắc lịch qua mấy kênh, quy tắc xếp lịch đặc thù tới đâu, và bạn đã có website sẵn để gắn vào hay cần dựng cả trang ngành. Web22 nghe rõ nhu cầu rồi báo một con số cho phạm vi cụ thể trong vòng 24 giờ, đã chốt thì giữ vậy không phát sinh lắt nhắt. Bạn xem dải giá tham khảo các dịch vụ ở trang bảng giá; riêng phần đặt lịch nhiều nhánh thì cứ trao đổi để Web22 ước lượng đúng thay vì gắn số bừa lên trang khi chưa hiểu bài toán của bạn.

Nếu bạn đang mệt vì chốt lịch qua điện thoại, hay khách trùng giờ, hay đêm nào cũng có cuộc gọi nhỡ là một khách mất, cứ mô tả cách cơ sở của bạn vận hành cho Web22. Tư vấn 30 phút miễn phí, Web22 nghe rồi nói thật bạn cần một website đặt lịch gọn hay một phần mềm dựng riêng, kèm báo giá theo phạm vi trong 24 giờ. Xem thêm các dự án Web22 đã làm hoặc liên hệ trực tiếp: [email protected] · 0981 828 781.