Thiết kế website đặt lịch, khách tự chọn giờ trống

Chín giờ tối, chị chủ một spa nhỏ ba nhân viên vẫn ngồi lật lại đoạn chat Zalo để nhớ xem sáng mai ai đã đặt giờ nào. Khách nhắn “còn slot 10 giờ không chị”, chị lật cuốn sổ tay xem thợ nào rảnh, gõ trả lời rồi quay sang tin nhắn khác, có hôm quên trả lời luôn vì bận tay đang làm cho khách tại chỗ.

Tệ hơn là có ngày hai khách cùng nhắn xin giờ 9 giờ sáng, chị nhận cả hai vì mỗi người nhắn một kênh khác nhau, một Zalo một Facebook, đến sáng mới phát hiện ra trùng. Một khách phải dời giờ, khách kia bực mình không quay lại nữa.

Chuyện này không của riêng ngành spa. Người quản một sân bóng cho thuê giờ theo ca, một phòng tư vấn tâm lý, một phòng khám nhỏ mới mở đều gặp đúng bài toán: lịch hẹn nằm rải rác trong đầu, trong sổ, trong nhiều cuộc trò chuyện, không ai kiểm soát được toàn cảnh. Thiết kế website đặt lịch giải đúng việc này, gom hết lịch hẹn về một chỗ khách tự thao tác được, không cần chị hay ai đó ngồi canh tin nhắn cả ngày.

Nhiều web hiện có vẫn chỉ để một dòng “gọi hotline để đặt lịch” hoặc một form gửi yêu cầu rồi im lặng chờ ai đó gọi lại. Khách gửi xong không biết giờ mình muốn còn trống hay không, phải chờ, mà thời buổi này chờ là khách bỏ đi tìm chỗ khác trả lời nhanh hơn.

Web đặt lịch đúng nghĩa cho khách nhìn thấy ngay khung giờ nào còn trống, bấm chọn là giữ chỗ luôn, không qua bước trung gian nào. Đây là khác biệt cốt lõi so với một web giới thiệu thường: web giới thiệu bán thông tin, web đặt lịch bán một hành động cụ thể là giữ được một khung giờ.

Với người quản sân bóng, điều này còn rõ hơn nữa. Khách thuê sân thường đặt trước một hai ngày, muốn biết ngay khung 19 giờ hay 20 giờ chủ nhật còn sân trống không, chứ không muốn nhắn tin rồi đợi chủ sân rảnh tay trả lời.

Nhiều nơi tưởng chỉ cần cắm một widget đặt lịch có sẵn trên mạng là xong, nhưng widget rời rạc thường thiếu đúng phần hay gây rắc rối nhất. Web22 dựng phần đặt lịch xoay quanh mấy việc sau, thiếu cái nào cũng dễ sinh ra tình huống giống chị chủ spa ở trên.

Xem giờ trống theo thời gian thực là nền móng đầu tiên. Khách mở trang lên là thấy đúng khung nào còn, khung nào đã có người giữ, không phải đoán mò hay hỏi lại.

Chống trùng giờ đi kèm ngay sau đó. Một khung đã có người đặt là tự khoá lại với người đến sau, hệ thống không cho hai khách cùng giữ một chỗ như chuyện đã xảy ra với chị chủ spa.

Đồng bộ nhiều nhân viên hoặc nhiều phòng cùng lúc, vì phần lớn chỗ có lịch hẹn không chỉ có một người phục vụ. Ba thợ làm nail, hai phòng tư vấn, bốn sân bóng cùng hoạt động song song, mỗi đơn vị cần một dòng lịch riêng nhưng vẫn nằm chung một hệ thống để chủ nhìn được toàn cảnh.

Nhắc lịch tự động qua Zalo, SMS hoặc email trước giờ hẹn, để khách không quên mà cũng để giảm cảnh khách đặt rồi bùng, vốn là nỗi đau quen thuộc của bất kỳ ai từng quản lịch hẹn.

Đặt cọc giữ chỗ cho những dịch vụ hay bị bùng kèo, một khoản nhỏ đủ để khách có ràng buộc trước khi tới, chủ chỗ giảm hẳn số ca đặt xong không xuất hiện.

Và tất cả việc trên phải chạy gọn ngay trên trình duyệt điện thoại, khách bấm một đường link là đặt xong, không cần tải thêm app nào cả (phần này nhiều người bỏ qua lúc chọn công cụ, tới lúc khách than phiền phải tải app mới đặt được thì mới thấy tiếc).

Đặt lịch nghe có vẻ là một tính năng chung, nhưng cách vận hành thật của mỗi mô hình lại khác nhau khá nhiều, nên web dựng đúng phải hiểu được nếp riêng đó thay vì chỉ cắm một cái lịch chung chung.

Một spa hay tiệm làm đẹp cần khớp đúng ba thứ cùng lúc: khách chọn dịch vụ, chọn đúng thợ quen tay, chọn đúng khung giờ còn trống của thợ đó, chứ không phải giờ trống chung của cả tiệm.

Một sân bóng cho thuê giờ lại đơn giản hơn ở khoản người phục vụ (không cần chọn nhân viên) nhưng phức tạp ở khoản khung giờ dài từng ca một tiếng rưỡi hai tiếng, và hay có khách đặt cố định hằng tuần cùng một khung giờ.

Một phòng tư vấn, phòng khám nhỏ thì thiên về việc mỗi buổi hẹn cần đủ thời lượng riêng tuỳ loại dịch vụ, có buổi 30 phút có buổi kéo dài cả tiếng, và thường cần thêm bước xác nhận thông tin trước khi tới.

Web22 không dựng một khuôn cứng rồi ép mọi mô hình vào đó, mà hỏi kỹ bạn đang vận hành theo nếp nào trước khi bắt tay dựng, để phần đặt lịch khớp đúng cách bạn đang làm chứ không bắt bạn đổi cách làm theo phần mềm.

An Nhiên Spa là web mẫu Web22 tự dựng để trình bày tay nghề, không phải một khách hàng đã thuê, nhưng nó chạy thật và có phần đặt lịch bạn mở ra xem được ngay.

Ở đó, khách chọn dịch vụ chăm sóc da, xem khung giờ còn trống, bấm giữ chỗ ngay trên điện thoại, đúng luồng thao tác Web22 vừa nói ở trên chứ không phải mô tả suông. Bạn xem được cả bản trên điện thoại lẫn trên máy tính để hình dung độ gọn của giao diện.

Ngoài spa, Web22 còn dựng phần lịch hẹn và giữ chỗ cho một số mô hình gần khác trong danh mục dự án, nếu ngành bạn khác hẳn spa hay yoga thì cứ kể Web22 nghe cách vận hành thật, phần lõi kỹ thuật (xem giờ trống, chống trùng, nhắc lịch) áp dụng được cho hầu hết mô hình có lịch hẹn.

Web đặt lịch thường nhỉnh hơn web giới thiệu thuần vì có thêm phần xử lý logic (chống trùng giờ, đồng bộ nhiều nhân viên, gửi tin nhắc), nhưng mức chênh nhiều hay ít phụ thuộc vào độ phức tạp thật của việc bạn đang vận hành.

Một chỗ chỉ có một người phục vụ, một loại dịch vụ, sẽ nhẹ hơn hẳn một chuỗi năm sáu chi nhánh có hàng chục nhân viên mỗi người một lịch riêng. Số nhân viên hoặc số phòng cần đồng bộ, có cần đặt cọc hay không, có gửi nhắc lịch qua kênh nào, tất cả đều đẩy giá lên hoặc xuống.

Bạn xem dải giá ba mức ở phần bảng giá bên trên trang này để hình dung khoảng chi phí theo quy mô, con số cụ thể Web22 chỉ báo đúng sau khi nghe bạn kể rõ mình có bao nhiêu người phục vụ và cần đặt cọc hay nhắc lịch qua kênh nào.

Bố cục tự co gọn khi khách mở bằng điện thoại, giữ đúng cách Web22 dựng web chạy mượt trên mọi cỡ màn hình, vì phần lớn khách đặt lịch bấm ngay lúc đang cầm điện thoại trên tay chứ không ngồi máy tính.

Xong việc, mã nguồn, tài khoản quản trị, tên miền và hosting đều đứng tên bạn. Web là của bạn, sau này đổi người vận hành hay đổi người làm tiếp cũng không bị kẹt vào một bên nào.

Đa số web đặt lịch xong trong khoảng hai tới bốn tuần kể từ khi đủ thông tin, bàn giao có buổi hướng dẫn thao tác và 12 tháng bảo hành đi kèm.

Về ranh giới, Web22 dựng được phần đặt lịch cho hầu hết mô hình có lịch hẹn nhân viên và phòng ban ở quy mô vừa và nhỏ.

Riêng chuyện tính lương nhân viên theo ca làm, quản kho vật tư đi kèm mỗi buổi hẹn, hay mở cổng cho một hệ thống khác lấy dữ liệu lịch tự động, đó là phần việc của một phần mềm dựng riêng, không còn nằm trong một website gắn thêm tiện ích đặt lịch nữa. Gặp đúng ca này, Web22 nói thẳng ngay từ đầu để bạn khỏi tốn tiền vào một hướng không hợp.

Còn khoản hoá đơn đỏ, Web22 xin nói trước để bạn khỏi bất ngờ lúc quyết toán: hiện chưa xuất được, vì nhóm đang làm theo mô hình freelance và chưa đăng ký pháp nhân riêng. Chỗ nào bắt buộc phải có chứng từ mới hạch toán được khoản làm web thì báo Web22 ngay từ đầu, hai bên cùng tính cách cho hợp trước khi bắt tay vào làm.

Việc thiết kế website đặt lịch là một hướng Web22 làm riêng bên trong dịch vụ thiết kế website nói chung. Nếu mô hình của bạn nghiêng về chăm sóc sắc đẹp, xem thêm thiết kế website spa; còn nếu là phòng tập theo lớp học cố định giờ, thiết kế website yoga đi sâu hơn vào phần lọc lớp theo giáo viên và khung giờ.